МЕСТНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ПРОХЛАДНЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 24 июня 2013 г. № 486

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ВЕДЕНИЯ ЖУРНАЛА УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ,
ПОСТУПИВШИХ ДЛЯ УЧЕТА МУНИЦИПАЛЬНОГО ИМУЩЕСТВА, В РЕЕСТРЕ
ЖУРНАЛА УЧЕТА ВЫПИСОК И ДЕЛ ДОКУМЕНТОВ, ЯВЛЯЮЩИХСЯ
НЕОТЪЕМЛЕМОЙ ЧАСТЬЮ РЕЕСТРА МУНИЦИПАЛЬНОГО ИМУЩЕСТВА
ПРОХЛАДНЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом Прохладненского муниципального района, Решением Совета местного самоуправления Прохладненского муниципального района от 09.11.2010 № 43/6 "Об учете муниципального имущества Прохладненского муниципального района" местная администрация Прохладненского муниципального района постановляет:
1. Утвердить Правила ведения журнала учета документов, поступивших для учета муниципального имущества в реестре, журнала учета выписок и дел документов, являющихся неотъемлемой частью реестра муниципального имущества Прохладненского муниципального района (прилагается).
2. Рекомендовать органам местного самоуправления сельских поселений Прохладненского муниципального района разработать и принять соответствующие Правила ведения журнала учета документов, поступивших для учета муниципального имущества в реестре, журнала учета выписок и дел документов, являющихся неотъемлемой частью реестра муниципального имущества Прохладненского муниципального района.
3. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя главы местной администрации Прохладненского муниципального района по экономике, имущественным и правовым вопросам Барагунову Н.Ф.
4. Настоящее Постановление вступает в силу с момента его подписания.

Глава местной администрации
Прохладненского муниципального района
А.А.ВАСИЛЕНКО





Утверждены
Постановлением
Местной администрации
Прохладненского муниципального района КБР
от 24 июня 2013 г. № 486

ПРАВИЛА
ВЕДЕНИЯ ЖУРНАЛА УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПИВШИХ ДЛЯ УЧЕТА
МУНИЦИПАЛЬНОГО ИМУЩЕСТВА В РЕЕСТРЕ, ЖУРНАЛА УЧЕТА ВЫПИСОК
И ДЕЛ ДОКУМЕНТОВ, ЯВЛЯЮЩИХСЯ НЕОТЪЕМЛЕМОЙ
ЧАСТЬЮ РЕЕСТРА МУНИЦИПАЛЬНОГО ИМУЩЕСТВА
ПРОХЛАДНЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок ведения документов, являющихся неотъемлемой частью реестра муниципального имущества Прохладненского муниципального района (далее - Реестр):
журнала учета документов, поступивших для учета муниципального имущества Прохладненского муниципального района в реестре (далее - журнал учета документов) (форма № 1);
журнала учета выписок из Реестра (форма № 2);
дел, в которые помещаются документы, поступившие для учета муниципального имущества Прохладненского муниципального района в Реестре, муниципальные правовые акты, письма, выписки из Реестра, другие документы, подготовленные в процессе ведения Реестра (далее - дело документов) (форма № 3).
1.2. Ведение журнала учета документов и дел документов осуществляется путем соответственно:
внесения в журнал записей о документах, поступивших для учета муниципального имущества Прохладненского муниципального района в Реестре;
помещения в дело документов, поступивших для учета муниципального имущества Прохладненского муниципального района в Реестре, муниципальных правовых актов, писем, выписок из Реестра, других документов, подготовленных в процессе ведения Реестра, записи о которых вносятся в опись документов, содержащуюся в деле документов (далее - опись документов).
1.3. Внесение записей, указанных в пункте 1.2 настоящих Правил, в журнал учета документов и опись документов, а также соответствующих записей в титульные листы журналов и дел документов осуществляется по формам № 1 и № 3 к настоящим Правилам.
Листы журнала и описи документов нумеруются порядковыми номерами по строке "Лист".
1.4. Ведение журнала учета документов и описи документов осуществляется на электронном носителе в формате Microsoft Excel, при этом обеспечивается сохранность информации и ограничение доступа к ней, страховочное копирование и ежегодная распечатка журнала с передачей в архив местной администрации Прохладненского муниципального района.
После внесения первых записей в опись документов должностное лицо распечатывает опись документов и помещает ее в дело документов. После внесения в опись документов новых записей ее листы, содержащие новые записи, распечатываются должностным лицом в дни внесения в нее указанных записей и помещаются в дело документов, дополняя распечатанную опись документов.
1.5. С наступлением нового календарного года открывается журнал учета документов на указанный год. При этом порядковые номера записей в журнале начинаются с единицы.

2. Ведение журнала учета документов

2.1. В журнал учета документов вносятся записи о документах, поступивших для учета муниципального имущества Прохладненского муниципального района в Реестре.
Записи вносятся в журнал учета документов последовательно в порядке поступления документов в отдел муниципальной собственности и имущества. Одна запись в журнале учета документов соответствует одному входящему номеру сопроводительного письма к документам для учета муниципального имущества Прохладненского муниципального района в Реестре, указанным в настоящем пункте.
2.2. При внесении записей в журнал учета документов:
2.2.1. В графе 1 указывается порядковый номер записи о поступившем сопроводительном письме к документам для учета муниципального имущества Прохладненского муниципального района в Реестре, указанным в пункте 2.1;
2.2.2. В графах 2 и 3 указываются соответственно дата и входящий номер сопроводительного письма к документам для учета муниципального имущества Прохладненского муниципального района в Реестре, указанным в пункте 2.1, присвоенные в порядке общего делопроизводства;
2.2.3. В графах 4 - 8 указывается количество документов, поступивших для учета муниципального имущества Прохладненского муниципального района в Реестре: карт объектов учета, карт лиц, обладающих правами на объекты учета и сведениями о них; записей об изменениях сведений об объектах учета; записей о прекращении права муниципальной собственности Прохладненского муниципального района на имущество и документов (копий документов), подтверждающих содержащиеся в картах и записях сведения; документов, содержащих сведения об имуществе казны;
2.2.4. В графе 9 указывается общее количество листов документов, поступивших для учета муниципального имущества Прохладненского муниципального района в Реестре;
2.2.5. В графе 10 указываются полное наименование правообладателя, если им является юридическое лицо, или фамилия, имя и отчество, если правообладателем является физическое лицо, или полное наименование организации, не являющейся правообладателем, от которой поступили документы для учета муниципального имущества Прохладненского муниципального района в Реестре;
2.2.6. В графе 11 указывается наименование структурного подразделения местной администрации Прохладненского района, осуществляющее функции ведения Реестра. Допускается внесение сокращенного наименования структурного подразделения;
2.2.7. В графе 12 указываются Ф.И.О. должностного лица, внесшего соответствующую запись в журнал учета документов;
2.2.8. В графе 13 указывается дата внесения соответствующей записи в журнал учета документов;
2.2.9. В графе 14 указываются дополнительные сведения, относящиеся к соответствующей записи в журнале учета документов.

3. Ведение журнала учета выписок

3.1. В журнал учета выписок вносятся записи о выданных выписках из Реестра с указанием реестрового номера муниципального имущества (далее - РНМИ), наименования объекта учета, наименования юридических или физических лиц, запросивших выписку.
Записи вносятся в журнал учета выписок последовательно в соответствии с датой выписки.
Выдача выписки производится под роспись лицу, подавшему запрос, или его доверенному лицу при наличии доверенности.
Одна запись в журнале учета выписок соответствует одной выданной выписке.
3.2. Ведение журнала учета выписок осуществляется в соответствии с формой № 2 к настоящим Правилам на бумажном и электронном носителях в формате Microsoft Excel.

4. Ведение дел документов

4.1. В дело документов помещаются документы (копии документов), поступившие для учета муниципального имущества Прохладненского муниципального района в Реестре, подготовленные в процессе ведения Реестра (далее - документ) (форма № 3).
4.2. Дело документов открывается:
на каждый объект учета;
для помещения документов, каждый из которых является общим для нескольких объектов учета (далее - общий документ).
4.3. Дело документов идентифицируется по строке "Дело № "
формы его титульного листа:
4.3.1. РНМИ объекта учета и после знака "/" основным государственным регистрационным номером (далее - ОГРН) правообладателя (вариант 1) или знаком "-", если правообладателем является физическое лицо (вариант 2), если дело открыто на объект учета, принадлежащий на соответствующем праве правообладателю (далее - объект учета правообладателя);
4.3.2. РНМИ объекта учета (вариант 3), если дело открыто на акции акционерного общества, долю (вклад) в уставном (складочном капитале) хозяйственного общества или товарищества либо объект учета, составляющий имущество казны (далее - объект учета казны);
4.3.3. ОГРН правообладателя (вариант 4), если дело открыто на общие документы, необходимые для учета в Реестре объектов учета правообладателя (далее - дело общих документов правообладателя);
4.3.4. Муниципальная казна Прохладненского муниципального района (далее - "МК ПМР") (вариант 5), если дело открыто на общие документы, необходимые для учета в Реестре объектов учета казны (далее - дело общих документов казны);
4.4. Документы помещаются в дело документов в хронологическом порядке их поступления и нумеруются порядковыми номерами в правом верхнем углу на свободном от записей месте первого листа документа.
Одновременно нумеруются листы документов порядковыми номерами в правом нижнем углу каждого листа на свободном от записей месте. При этом нумерация листов по мере помещения документов в дело документов не прерывается.
При накапливании в одном деле большого количества документов допускается деление дела на тома. В этом случае в строку "Том N" формы титульного листа дела документов вносится порядковый номер тома. Опись документов должна соответствовать документам, находящимся в данном томе дела документов;
4.5. При внесении записей в опись документов:
в ее наименование вносятся номер дела документов и номер тома дела документов, указанные на титульном листе дела (тома дела) документов;
в графу 1 вносится порядковый номер документа в деле (томе дела) документов;
в графы 2 и 3 вносятся реквизиты (дата и номер) документа, при отсутствии которых указанные графы не заполняются;
в графу 4 вносится наименование документа (если оно имеется);
в графу 5 вносится количество листов в документе;
в графу 6 вносятся номера листов.
Если в опись документов дела документов, открытого на объект учета, вносятся записи об общем документе, необходимом для учета в Реестре нескольких объектов учета, то в графу 1 вносится условное обозначение дела общих документов правообладателя "ДОДП" или дела общих документов казны "ДОДК". При этом в графы 5 и 6 вносятся соответственно номер дела общих документов и номер тома дела общих документов, в который помещен общий документ.
4.6. При возникновении у правообладателя соответствующего права на объект учета, принадлежавший на соответствующем праве другому правообладателю, или на объект учета казны либо поступлении объекта учета правообладателя в муниципальную казну должностное лицо вносит изменения в номер дела документов, а именно зачеркивает имеющийся номер дела тонкой линией (синими или черными чернилами) так, чтобы его можно было прочесть, и вписывает новый номер дела.
4.7. Дело документов закрывается после отчуждения объекта учета из муниципальной собственности Прохладненского муниципального района или внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи об исключении из него акционерного общества, хозяйственного общества или товарищества, на акции, долю (вклад) в уставном (складочном) капитале которого было открыто дело документов, - в правый верхний угол титульного листа дела (первого тома дела) документов синими или черными чернилами вносятся слово "ЗАКРЫТО", дата закрытия дела и надпись о причине его закрытия.
4.8. Закрытое дело в установленном порядке передается на постоянное хранение в архив местной администрации Прохладненского муниципального района.





Форма № 1
к Правилам
ведения журнала учета
документов, поступивших для учета
муниципального имущества в Реестре,
журнала учета выписок и дел документов,
являющихся неотъемлемой частью
реестра муниципального имущества
Прохладненского муниципального района

ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ

Кабардино-Балкарская Республика
МЕСТНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ
ПРОХЛАДНЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ЖУРНАЛ УЧЕТА
документов, поступивших для учета муниципального
имущества Прохладненского муниципального района
в реестре муниципального имущества
Прохладненского муниципального района
(20__ год)

___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(полное наименование структурного подразделения)

Срок хранения: постоянно



Форма № 2
к Правилам
ведения журнала учета
документов, поступивших для учета
муниципального имущества в Реестре,
журнала учета выписок и дел документов,
являющихся неотъемлемой частью
реестра муниципального имущества
Прохладненского муниципального района

Журнал учета
выписок из реестра муниципального имущества
Прохладненского муниципального имущества

№ п/п
Дата выписки
№ выписки
Наименование объекта учета
РНМИ
Получатель
Роспись в получении выписки
Дата получения выписки
1
2
3
4
5
6
10
11

















Лист ______

ЖУРНАЛ УЧЕТА
документов, поступивших для учета муниципального
имущества Прохладненского муниципального района
в реестре муниципального имущества
Прохладненского муниципального района

№ п/п
Документы для учета муниципального имущества
Прохладненского муниципального района в Реестре
Наименование структурного подразделения
Ф.И.О. должностного лица
Дата внесения записи
Примечание
входящий
количество (штук)
общее количество листов
наименование правообладателя организации, от которой поступили документы
дата
N
карт
записей об изменениях сведений об ОУ
записей о прекращении права муниципальной собственности Прохладненского муниципального района на имущества
документов (копий документов), подтверждающих содержащиеся в картах и записях сведения
ОУ
лиц
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Итого














Условные обозначения: ОУ - объекты учета.



Форма № 3
к Правилам
ведения журнала учета
документов, поступивших для учета
муниципального имущества в Реестре,
журнала учета выписок и дел документов,
являющихся неотъемлемой частью
Реестра муниципального имущества
Прохладненского муниципального района

ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ

Кабардино-Балкарская Республика
МЕСТНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ
ПРОХЛАДНЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

Реестр муниципального имущества
Прохладненского муниципального района

ДЕЛО ДОКУМЕНТОВ

Вариант 1:
№ РНМИ ____________ /ОГРН ______________;
Вариант 2:
№ РНМИ _______________;
Вариант 3:
№ РНМИ _______________;
Вариант 4:
№ ОГРН _______________;
Вариант 5:
№ МКПМР _______________.

Том № ______________

___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(полное наименование структурного подразделения)
Должностное лицо:
с "__"____________ г. по "__"_______________ г.
(Ф.И.О.)
с "__"____________ г. по "__"_______________ г.
(Ф.И.О.)
с "__"____________ г. по "__"_______________ г.
(Ф.И.О.)

Срок хранения: постоянно



Лист ________

Опись документов

Дела документов № ________, том № ___________

№ п/п
Реквизиты документа
Наименование документа
Количество листов в документе или номер дела общих документов
Номера листов или номер тома дела общих документов
1
2
3
4
5
6
1.





2.











Итого
-
-
-

-

Примечание.
Если в опись документов дела документов, открытого на объект учета, вносятся записи об общем документе, необходимом для учета в Реестре нескольких объектов учета, то в графу 1 вносится условное обозначение дела общих документов правообладателя "ДОДП" или дела общих документов казны "ДОДК". При этом в графы 5 и 6 вносятся соответственно номер дела общих документов и номер тома дела общих документов, в который помещен общий документ.


------------------------------------------------------------------