МЕСТНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ МАЙСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 3 июня 2013 г. № 166

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В МЕСТНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ МАЙСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО
РАЙОНА КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

В целях дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности местной администрации Майского района, установления единого порядка ведения делопроизводства в структурных подразделениях и органах местного самоуправления Майского муниципального района, на основании Постановления Правительства КБР от 02.03.2011 № 49-ПП "О Правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти КБР" местная администрация Майского муниципального района постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в местной администрации Майского муниципального района КБР.
2. Возложить ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами в местной администрации на руководителей отделов и структурных подразделений органов местного самоуправления.
3. Рекомендовать главам городского и сельских поселений района (С.А. Евдокимов, В.А. Протасов, В.Г. Клюс, С.В. Люкин, Н.А. Рабани) разработать и утвердить аналогичные Инструкции по делопроизводству.
4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на управляющего делами местной администрации Майского муниципального района Г.А. Ткачеву.

Глава местной администрации
Майского муниципального района КБР
В.ШИПОВ





Утверждена
Постановлением
Местной администрации
Майского муниципального района КБР
от 3 июня 2013 года № 166

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МЕСТНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ МАЙСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в местной администрации Майского муниципального района (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности местной администрации (далее - местная администрация) документов, совершенствования делопроизводства местной администрации и повышения его эффективности.

Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Кабардино-Балкарской Республики в сфере информации, документации и архивного дела, Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики (далее - Правила делопроизводства), утвержденные Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 2 марта 2011 года № 49-ПП, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, утвержденные Приказом Архивной службы КБР от 11 марта 2011 года № 76 (далее - Методические рекомендации), а также Положение о местной администрации Майского муниципального района КБР, утвержденное Решением Совета местного самоуправления Майского муниципального района КБР от 15 июля 2009 г. № 123.
1.2. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в местной администрации, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.
1.3. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми главой местной администрации.
1.5. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.6. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12, 13, 14 через 1 - 1,5 интервала. Для оформления табличных материалов допускается использование шрифтов меньших размеров и интервалов 0,8.
1.7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в местной администрации осуществляет отдел информационно - аналитического обеспечения и делопроизводства местной администрации (далее - Служба делопроизводства).
1.8. В структурных подразделениях местной администрации ответственность за организацию делопроизводства, контроля исполнения и за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и их сохранность возлагается на начальников структурных подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется работником, назначенным распоряжением и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями.
1.9. Работа с документами вне служебных помещений запрещается.
1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения главы местной администрации. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководства.
1.11. Работники структурных подразделений местной администрации несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.
1.12. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения. При увольнении или переводе по службе работника, ответственного за делопроизводство, передача документов и дел осуществляется по акту.
1.13. Об утрате документа необходимо немедленно доложить начальнику структурного подразделения и в Службу делопроизводства. По распоряжению начальника структурного подразделения проводится проверка, о результатах которой информируется глава местной администрации и Служба делопроизводства.
1.14. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется через пресс-службу местной администрации с разрешения главы местной администрации.

II. Основные понятия

2.1. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа местного самоуправления;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав муниципального архива местной администрации Майского муниципального района;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа местного самоуправления;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

III. Создание документов в местной администрации

3.1. Бланки документов

Документы, создаваемые в местной администрации, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A3 (297 x 420 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
Служба делопроизводства местной администрации при разработке и изготовлении бланков документов руководствуется Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (с изм. от 8 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г.), Законом Кабардино-Балкарской Республики от 4 августа 1994 года № 12-РЗ "О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики" (в ред. Законов КБР от 09.03.1997 № 3-РЗ, от 06.12.2003 № 108-РЗ, от 20.06.2006 № 32-РЗ, от 23.02.2009 № 16-РЗ), Положением о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики (после утверждения Постановлением Правительства КБР).
Республиканским законом от 4 августа 1994 года № 12-РЗ "О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики" установлено, что на бланках иных исполнительных органов государственной власти помещается изображение Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики. Допускается изображение государственного герба Кабардино-Балкарской Республики в цвете и в одноцветном варианте.
В соответствии с Положением о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики осуществляют полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики осуществляется по заказам местной администрации.
В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков местной администрации утверждаются распоряжением местной администрации. Образцы бланков включены в Инструкцию по делопроизводству в качестве приложения.
В местной администрации используются следующие виды бланков документов:
бланк постановления;
бланк распоряжения;
бланк письма местной администрации;
бланк письма главы местной администрации.
Бланки документов местной администрации разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов: реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

3.1.2. Состав реквизитов для бланков
документов местной администрации

Для бланка постановления, распоряжения:
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
наименование "Местная администрация Майского муниципального района Кабардино-Балкарской Республики" на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
вид документа - "постановление", "распоряжение" на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
отметки для проставления даты и регистрационного номера документа.
Для бланка письма местной администрации и главы местной администрации:
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
наименование "Местная администрация Майского муниципального района Кабардино-Балкарской Республики" на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики (русском, кабардинском, балкарском) справочные данные о местной администрации (почтовый адрес, номер телефона, телефон-факс, адрес электронной почты);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
Образцы бланков документов местной администрации приведены в приложениях № 1 - 10.
Размеры служебных полей на документе должны быть не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое.
Бланк письма местной администрации имеет поля:
20 мм - левое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее;
10 мм - правое.
Текст письма имеет поля:
30 мм - левое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее;
15 мм - правое.

3.2. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые в местной администрации, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
В соответствии с Правилами делопроизводства в местной администрации установлен следующий состав реквизитов документов:
а) Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
б) наименование "Местная администрация Майского муниципального района КБР" на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) справочные данные о местной администрации;
ж) адресат;
з) дата документа;
и) регистрационный номер документа;
к) наименование документа;
л) текст документа;
м) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
н) отметка о наличии приложений;
о) гриф согласования;
п) гриф утверждения;
р) виза;
с) оттиск печати;
т) отметка о заверении копии;
у) отметка об исполнителе;
ф) указания по исполнению документа;
х) отметка о контроле документа;
ц) отметка об исполнении документа;
ч) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в местную администрацию; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

3.2.1. Правила оформления реквизитов документов

Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики

Изображение Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики помещается на бланках документов местной администрации в соответствии с Республиканским законом от 4 августа 1994 года № 12-РЗ "О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики".
На бланках документов местной администрации Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики изображается в одноцветном варианте, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Местная администрация Майского муниципального района Кабардино-Балкарской Республики".
Наименование "Местная администрация Майского муниципального района Кабардино-Балкарской Республики" помещается на бланках документов на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики и должно соответствовать наименованию, установленному положением о местной администрации.

Справочные данные о местной администрации

Справочные данные о местной администрации указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, телефона-факса, адрес электронной почты.

Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (постановления, распоряжения) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания (постановления, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или Службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2012 г.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в местной администрации: сначала проставляется порядковый номер документа по журналу регистрации входящих или исходящих документов.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Адресат

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
При адресации документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство образования и науки
Кабардино-Балкарской Республики

При адресации документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Руководителю Государственного комитета
по занятости населения
И.О. Фамилия

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи").
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, исполнительные органы государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в Кабардино-Балкарской Республике, постоянным корреспондентам.
При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресации частному лицу - после фамилии.
Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
Распоряжение (о чем?) Об утверждении Положения о муниципальном архиве;
Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи;
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа;
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.