По датам

МЕСТНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ПРОХЛАДНЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 16 августа 2013 г. № 662

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ АРХИВНОЙ СЛУЖБОЙ МЕСТНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ
ПРОХЛАДНЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ВЫДАЧА КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ ПРАВО
НА ВЛАДЕНИЕ ЗЕМЛЕЙ" В НОВОЙ РЕДАКЦИИ

В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федеральным законом от 27.06.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", Законом Кабардино-Балкарской Республики от 12.01.2009 № 3-РЗ "Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике", Распоряжением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 29.04.2010 № 158-рп, Рекомендациями по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемых учреждениями Российской Федерации, Уставом Прохладненского муниципального района местная администрация Прохладненского муниципального района постановляет:
1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по предоставлению архивной службой местной администрации Прохладненского муниципального района муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" в новой редакции.

2. Постановление местной администрации Прохладненского муниципального района от 24.02.2011 № 158 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" в новой редакции" считать утратившим силу.
3. Опубликовать настоящее Постановление в газете "Прохладненские известия" с одновременным размещением на официальном сайте местной администрации Прохладненского муниципального района www.prohladnenskiy.ru.
4. Контроль по исполнению настоящего Постановления возложить на заместителя главы - управляющего делами местной администрации Прохладненского муниципального района Матросова А.А.
5. Настоящее Постановление вступает в силу с момента его опубликования.

Глава местной администрации
Прохладненского муниципального района
А.А.ВАСИЛЕНКО

Утвержден
Постановлением
Местной администрации
Прохладненского муниципального района КБР
от 16 августа 2013 г. № 662

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ АРХИВНОЙ СЛУЖБОЙ МЕСТНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ
ПРОХЛАДНЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ВЫДАЧА КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ
ПРАВО НА ВЛАДЕНИЕ ЗЕМЛЕЙ"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению архивной службой местной администрации Прохладненского муниципального района муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" разработан в целях повышения качества исполнения и доступности муниципальной услуги, определяет требования к порядку исполнения муниципальной услуги, сроки и последовательность действий (административных процедур), а также порядок контроля, обжалования действий (бездействия) должностных лиц местной администрации Прохладненского муниципального района, ответственных за организацию исполнения и выдачи заверенных копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей.
1.2. В настоящем Административном регламенте по предоставлению архивной службой местной администрации Прохладненского муниципального района муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" используются следующие сокращения:
- местная администрация Прохладненского муниципального района - местная администрация;
- глава местной администрации Прохладненского муниципального района - глава местной администрации;
- Административный регламент по предоставлению архивной службой местной администрации Прохладненского муниципального района" муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" - административный регламент;
- архивная служба местной администрации Прохладненского муниципального района - архивная служба;
- муниципальная услуга по предоставлению архивной службой местной администрации Прохладненского муниципального района "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" - муниципальная услуга;
- государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации, - пользователь архивными документами.
1.3. Основные понятия:
- автор запроса (заявитель) - физическое или юридическое лицо;
- архивная копия - официальный документ архивной службы, дословно воспроизводящий текст документа, с указанием его поисковых данных;
- архивная выписка - официальный документ архивной службы, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящуюся к определенному факту, событию, лицу с указанием поисковых данных документа.
Ответы на запросы заявителей делятся на положительные, отрицательные.
Положительный ответ - официальный ответ архивной службы на запрос, содержащий в полном объеме или частично интересующую заявителя информацию.
Отрицательный ответ - официальный ответ архивной службы на запрос, указывающий на отсутствие в документах архива сведений, интересующих заявителя.
Непрофильный запрос - запрос, поступивший в архивную службу, но не соответствующий составу фондов данного архива.
1.4. Информация по процедуре исполнения муниципальной услуги предоставляется:
- непосредственно в архивной службе;
- по письменным обращениям;
- по телефону;
- по электронной почте;
- при личных обращениях.
1.5. Потребителями результатов исполнения муниципальной услуги являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, российские и иностранные юридические лица, международные организации, государственные органы и органы местного самоуправления.
От имени физических лиц заявления о выдаче архивной службой документов, подготовленных по результатам исполнения их запроса, могут подавать представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре.
От имени юридических лиц заявления могут подавать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности.
1.6. Основанием для исполнения муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес местной администрации или архивной службы.
1.7. Информирование (консультирование) по процедуре исполнения муниципальной услуги осуществляют работники архивной службы в соответствии с должностными инструкциями в рабочие дни без предварительной записи
1.8. При устных обращениях и ответах на телефонные звонки работники муниципального архива подробно, четко и в вежливой (корректной) форме информируют (консультируют) обратившихся по интересующим их вопросам.
1.9. Режим работы архивной службы регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка местной администрации: понедельник - пятница: с 8.00 до 17.00, перерыв: с 12.00 до 13.00. Выходные: суббота, воскресенье.
Приемные дни для пользователей архивными документами: вторник, четверг: с 8.00 до 17.00, перерыв: с 12.00 до 13.00.
1.10. Местонахождение архивной службы и почтовый адрес для направления документов и обращений: 361040, КБР, г. Прохладный, ул. Гагарина, 47. Телефоны для справок: (8-86631) 4-13-98, факс: (8-86631) 4-11-53, адрес электронной почты: adminprohr@mail.ru.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей".
2.2. Муниципальная услуга оказывается архивной службой.
2.3. Результатом предоставления услуги является выдача архивных копий и архивных выписок из документов, подтверждающих право на владение землей либо ответ об отсутствии необходимых архивных документов или информации. Результатом исполнения муниципальной услуги является информационное обеспечение пользователя архивными документами в соответствии с его запросом посредством предоставления ему информационных продуктов, созданных архивной службой в результате исполнения муниципальной услуги на бумажном носителе:
- архивная справка - документ архивной службы, составленный на общем бланке местной администрации, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
- архивная выписка - документ архивной службы, составленный на общем бланке местной администрации, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения архивного документа;
- архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения того архивного документа, составленная машинописным способом на общем бланке местной администрации;
- копия архивного документа - документ архивной службы, изготовленный по заказу пользователя архивными документами посредством ксерокопирования, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения архивного документа;
- информационное письмо - письмо, составленное на бланке местной администрации муниципального района по запросу пользователя архивными документами, содержащее информацию о хранящихся в архивной службе архивных документах по определенной проблеме, теме.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для использования на территории Российской Федерации и для направления за рубеж, подписываются заместителем главы - управляющим делами местной администрации Прохладненского муниципального района, главным или ведущим специалистом архивной службы и заверяется гербовой печатью местной администрации.
Информационное письмо подписывается работниками архивной службы.
Копия архивного документа заверяется исполнителем документа с проставлением печати местной администрации.
2.4. Муниципальная услуга предоставляется в течение 15 дней со дня регистрации запроса (заявления). Исключениями являются запросы правоохранительных и судебных органов, в которых оговаривается срок предоставления запрашиваемой информации.
В случае если запрашиваемая заявителем копия архивного документа (выписка) не может быть предоставлена в 15-дневный срок или срок, указанный в запросе (заявлении), из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, архивная служба согласовывает с заявителем срок предоставления информации.
По письменным обращениям о порядке исполнения запросов пользователей архивными документами, поступивших в местную администрацию, ответ направляется в срок, не превышающий 15 дней со дня регистрации обращения.
По обращениям, поступившим по электронной почте, ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 15 дней со дня поступления обращения.
2.5. Исполнение муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральным законом Российской Федерации от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- Федеральным законом Российской Федерации от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- Законом Кабардино-Балкарской Республики от 12.01.2009 № 3-РЗ "Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике";
- Распоряжением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 29.04.2010 № 158-рп;
- Рекомендациями по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации;
- Уставом Прохладненского муниципального района.
2.6. Для получения муниципальной услуги заявитель направляет по почте, передает по электронной почте, при личном приеме, а также через многофункциональные центры по межведомственным запросам письменный запрос (заявление) в адрес местной администрации или архивной службы. В запросе (заявлении) излагается существо обращения, с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения (тема, хронология информации). Заявитель предоставляет во время личного приема документы, имеющие непосредственное к нему отношение, оформленные в установленном настоящим административным регламентом порядке и необходимые для поиска запрашиваемой информации.
2.6.1. Запросы (заявления) должны содержать следующие сведения о заявителе:
1) запросы, поступающие от юридических лиц по почте и во время личного приема, через многофункциональные центры по межведомственным запросам должны содержать:
- заявление (запрос) на бланке организации за подписью руководителя;
- название организации, юридический и почтовый адрес, телефон и электронный адрес при их наличии;
- дату отправления и номер запроса;
- наименование должности, фамилию, имя, отчество должностного лица, осуществляющего запрос от имени организации;
- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица;
- вид информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса;
- другие документы, представление которых необходимо для подготовки испрашиваемых заявителем информационных документов;
2) запросы, поступающие от физических лиц, направленные по почте:
- фамилию, имя, отчество, почтовый адрес места жительства;
- наименование темы (вопроса) и хронологию запрашиваемой информации;
- вид информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса;
3) запросы, поступающие от физических лиц, предоставленные во время личного приема:
- письменное заявление (анкета-заявление) по установленному образцу (приложение к административному регламенту);
- документ, удостоверяющий личность гражданина
- другие документы, представление которых необходимо для подготовки испрашиваемых заявителем информационных документов.
Для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации;
4) запросы, поступающие по электронной почте (интернет-обращения) должны содержать:
- наименование органа местного самоуправления - местная администрация (архивная служба) или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому он направлен;
- тему (вопрос) и хронологию запрашиваемой информации;
- дату отправления обращения;
- почтовый адрес места жительства заявителя;
- электронный адрес заявителя;
- наименование вида информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса;
5) запросы, поступающие через многофункциональные центры по межведомственным запросам, - наименование органа местного самоуправления - местная администрация (архивная служба) или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому он направлен;
- тему (вопрос) и хронологию запрашиваемой информации;
- дату отправления обращения;
- почтовый адрес места жительства заявителя;
- электронный адрес заявителя;
- наименование вида информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса.
2.6.2. Для получения копии архивных документов, подтверждающих право на владение землей, заявителем предъявляются документы:
физическим лицом:
- при получении архивной информации, не содержащей персональных данных о третьих лицах, - документ, удостоверяющий личность заявителя (паспорт);
- при получении информации, содержащей персональные данные о третьих лицах, - документ, удостоверяющий личность (паспорт) и доверенности третьих лиц или документы, удостоверяющие право законных представителей;
представителем юридического лица:
- документ, удостоверяющий личность (паспорт);
- доверенность юридического лица на получение архивной информации в его интересах.
2.6.3. Все документы представляются заявителями в одном экземпляре. Документы, предъявляемые в копиях, и доверенности должны быть нотариально удостоверены.
2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
- с заявлением об оказании услуги обратилось лицо без соответствующих прав и полномочий на получение услуги;
- волеизъявление пользователя архивными документами, выраженное в письменной форме, об отзыве заявления о предоставлении информации;
- отсутствие письменного запроса заявителя о предоставлении запрашиваемой информации;
- запрос не может быть исполнен без предоставления заявителем дополнительных сведений по теме (существу вопроса), хронологии запрашиваемой информации;
- запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивной службе архивных документов;
- отсутствие в запросе или интернет-обращении или в запросе через многофункциональные центры по межведомственным запросам фамилии, почтового адреса или соответственно электронного адреса заявителя;
- текст письменного запроса не поддается прочтению.
Мотивированный ответ с указанием причин приостановления исполнения или отказа в исполнении муниципальной услуги вручается:
- при личном обращении по требованию заявителя решение о приостановлении исполнения или об отказе в исполнении муниципальной услуги оформляется и выдается заявителю в письменном виде в день обращения;
- при обращении заявителя по почте, в форме электронного документа или через многофункциональные центры по межведомственным запросам мотивированное решение о приостановлении исполнения или об отказе исполнения муниципальной услуги оформляется в течение 5 дней со дня регистрации заявления и направляется по почте заявителю или соответственно на адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа.
2.8. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
2.8.1. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице его подготавливающем, совершающем или совершившим, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;
2.8.2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;
2.8.3. Письменное обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;
2.8.4. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства руководитель органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один им тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
2.8.5. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;
2.8.6. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в соответствующий орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу.
Заявителю должно быть сообщено о невозможности рассмотрения его обращения в трехдневный срок со дня его регистрации.
2.9. Запросы граждан и организаций по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, поступившие в местную администрацию или в архивную службу, исполняются архивной службой безвозмездно.
2.10. Время ожидания в очереди для получения информации по процедуре исполнения муниципальной услуги, при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги от работников архивной службы при личном обращении пользователя архивными документами не должно превышать 15 минут.
2.11. После первичной обработки документов главным специалистом по работе с обращениями граждан отдела организационно-контрольной и кадровой работы:
2.11.1. Запросы граждан - пользователей архивными документами и все связанные с их исполнением документы регистрируются в течение трех рабочих дней, аннотируются и направляются в архивную службу на рассмотрение и исполнение;
2.11.2. Запросы организаций - пользователей архивными документами, поступившие на имя руководителей местной администрации, и все, связанные с их исполнением документы, регистрируются и поступают на рассмотрение и исполнение в архивную службу. В архивной службе запросы организаций - пользователей архивными документами, поступившие согласно резолюции соответствующего руководителя местной администрации для рассмотрения и исполнения, учитываются в журнале установленного образца;
2.11.3. Запросы организаций - пользователей архивными документами, адресованные непосредственно в архивную службу, и все связанные с их исполнением документы, передаются в архивную службу, где они регистрируются в течение 3 дней с момента поступления. Регистрационный номер является порядковым номером в пределах календарного года;
2.11.4. Запросы пользователей архивными документами, поступившие в виде электронного обращения на официальный сайт местной администрации по сети "Интернет", и запросы через многофункциональные центры по межведомственным запросам принимаются главным специалистом по информационным технологиям и контролю и в течение одного рабочего дня передаются под расписку в архивную службу.
2.12. Требования к помещениям и местам, предназначенным для осуществления муниципальной услуги:
2.12.1. Помещения, выделенные для исполнения муниципальной услуги, должны соответствовать санитарно-гигиеническим правилам и нормативам;
2.12.2. В местах ожидания личного приема должна размещаться следующая информация:
- полное наименование архивной службы;
- режим работы архивной службы;
- формы документов для заполнения и образцы их заполнения;
- адреса центральных архивных учреждений КБР;
2.12.3. Помещения, предназначенные для исполнения муниципальной услуги, обозначаются табличками с указанием номера кабинета, названия структурного подразделения;
2.12.4. Рабочие места работников, осуществляющих исполнение запросов граждан и организаций, оборудуются телефонами, средствами вычислительной техники и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме обеспечить исполнение муниципальной услуги;
2.12.5. Места ожидания приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями и столами для возможности заполнения анкет - заявлений и иных форм документов;
2.12.6. На информационном стенде, располагающемся в хорошо просматриваемом месте приемного помещения, размещаются:
- график работы архивной службы, дни и часы, установленные для личного приема граждан и представителей организаций;
- фамилии, имена, отчества, должности работников архивной службы, осуществляющих прием и информирование граждан и представителей организаций;
- номера телефонов архивной службы, адрес электронной почты местной администрации Прохладненского муниципального района;
- формы заявлений на получение информации из информационных ресурсов архивной службы и образцы их заполнения;
- основания для приостановления исполнения (отказа в исполнении) муниципальной услуги;
2.12.7. По обращениям, поступившим в архивную службу по каналам телефонной связи, работники архивной службы дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов пользователей архивными документами.
Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин или представитель организации, фамилии, имени, отчества и должности работника, принявшего телефонный звонок.
2.13. Основными показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:
- достоверность предоставляемой информации;
- четкость в изложении информации;
- полнота информации;
- наглядность форм предоставляемой информации;
- удобство и доступность получения информации;
- оперативность предоставления информации;
- доступность работы с представителями лиц, получающих услугу;
- простота и ясность изложения информационных документов;
- наличие различных каналов получения информации о предоставлении услуги;
- короткое время ожидания исполнения услуги;
- удобный график работы архивной службы;
- удобное место расположения архивной службы.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку
их выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур в электронной форме

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием запросов (заявлений) о предоставлении услуги;
- регистрация запросов, внесение сведений о запросах в электронную базу данных;
- анализ поступивших запросов;
- исполнение запросов;
- заверение копий, выписок архивных документов, подтверждающих право на владение землей, или подготовка писем об отсутствии запрашиваемых сведений в отделе архива;
- регистрация копий архивных документов или писем об отсутствии запрашиваемых сведений в отделе архива и отправка их заявителю.
3.2. Прием, первичная обработка и регистрация письменных запросов пользователей архивными документами
3.2.1. Основанием для начала исполнения муниципальной услуги является личное обращение пользователя архивными документами к должностному лицу местной администрации или непосредственно в архивную службу. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение 3 дней с момента поступления к должностному лицу;
3.2.2. Запрос может быть доставлен непосредственно пользователем архивными документами, поступить по почте, по факсу, по электронной почте;
3.2.3. Запросы пользователей архивными документами, адресованные местной администрации и присланные по почте, поступившие по факсу, а также документы, связанные с их исполнением, поступают в отдел организационно-контрольной и кадровой работы;
3.2.4. Работник отдела - главный специалист по работе с обращениями граждан, ответственный за прием документов:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов;
- прикладывает впереди письма, поступившие с обращением документы (паспорта, трудовые книжки, доверенности и другие подобные документы), а также прилагает конверт, в котором поступил запрос;
3.2.5. Прием запросов непосредственно от пользователей архивными документами производится в архивной службе.
Работник, ответственный за прием документов:
- принимает от заявителя письменный запрос, оформленный в произвольной или по установленной форме, указанной в приложении к административному регламенту;
- устанавливает личность заявителя, в том числе проверяет документ, удостоверяющий личность заявителя либо полномочия представителя;
- проводит первичную проверку иных представленных документов, необходимых для исполнения запроса, на предмет соответствия их установленным настоящим административным регламентом требованиям, удостоверяясь, что:
- документы в установленных законодательством случаях нотариально заверены;
- тексты документов написаны разборчиво, наименования юридических лиц - без сокращения, с указанием их местонахождения;
- фамилии, имена, отчества, адреса их места жительства написаны полностью; - документы не исполнены карандашом;
- документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание;
- не истек срок действия представленного документа;
- проводит первичную беседу - консультацию с получателем архивных документов;
- инструктирует о порядке заполнения заявления;
- заявление в день поступления регистрируется принявшим его работником. Датой принятия архивной службы запроса к рассмотрению считается дата его регистрации;
3.2.6. При установлении фактов отсутствия необходимых документов, несоответствия представленных документов требованиям настоящего административного регламента уведомляет заявителя о наличии препятствий для рассмотрения вопроса об исполнении муниципальной услуги, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков в представленных документах и предлагает принять меры по их устранению.
При отсутствии у заявителя заполненного заявления или неправильном его заполнении помогает заявителю заполнить заявление.
3.3. Принятие решения о начале административных процедур по исполнению запроса, приостановлении исполнения или об отказе в его исполнении - в течение 2 дней с момента регистрации обращения.
3.3.1. После регистрации поступившие запросы пользователей архивными документами и все поступившие с ними документы принимаются для их исполнения;
3.3.2. Работники архивной службы в течение 2 рабочих дней со дня регистрации обращения осуществляют проверку представленных заявителем документов на предмет:
- полноты и достоверности сведений о заявителе;
- соответствия запрашиваемого документа цели, указанной в заявлении;
- соответствие запроса составу архивных документов, хранящихся в архивной службе.
По результатам рассмотрения документов и представленных заявителем сведений работники муниципального архива определяют наличие либо отсутствие у заявителя права на получение запрашиваемой информации и принимают решение о начале административных процедур по исполнению поступившего запроса, приостановлении исполнения или об отказе в его исполнении.
3.4. Анализ тематики поступивших запросов и подготовка информационного документа, являющегося результатом исполнения муниципальной услуги по рассмотрению запросов пользователей архивными документами
3.4.1. Работники архивной службы, на исполнение к которым поступили запросы пользователей архивными документами в течение 5 дней с момента регистрации запроса:
- осуществляют анализ тематики поступивших запросов пользователей архивными документами;
- определяют степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения (наименование темы, хронология событий);
- с использованием существующих справочно-поисковых средств к архивным документам архивной службы осуществляют адресный поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
- по архивным документам, относящимся к предмету запроса, осуществляют подготовку документов, являющихся результатом исполнения запросов;
3.4.2. В случае если запрос не может быть исполнен без предоставления заявителем дополнительных сведений по теме или хронологии запрашиваемой информации в течение 7 дней с момента регистрации заявления, готовится письмо с указанием причин приостановления исполнения запроса и срока, в течение которого необходимые сведения должны быть предоставлены в архивную службу, а также указывается справочный телефон архивной службы;
3.4.3. Запрос, не относящийся к составу архивных документов, хранящихся в архивной службе, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется по принадлежности в другой архив или организацию с уведомлением об этом пользователя, или пользователю направляется мотивированный отказ, и даются соответствующие рекомендации;
3.4.4. При поступлении интернет-обращения или обращения через многофункциональные центры по межведомственным запросам пользователя архивными документами в течение 5 дней со дня регистрации запроса заявителю на его почтовый адрес или адрес электронной почты направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению с указанием регистрационного номера, присвоенного ему в архивной службе, или мотивированный отказ в исполнении;
3.4.5. Ответ на запрос пользователя архивными документами дается на государственном языке Российской Федерации;
3.4.6. Архивная служба в течение 15 дней изготавливает и выдает (направляет по почте) пользователю архивными документами не более 2 экземпляров каждого вида информационного документа, подготовленных по результатам исполнения его запроса;
3.4.7. Информационные документы (архивные выписки, архивные копии, архивные справки, копии архивных документов, информационные письма), подготавливаемые архивной службой по результатам исполнения запросов пользователей архивными документами, оформляются согласно порядку, определенному подразделами 5.9. раздела 5 "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19.
3.5. Предоставление информации о ходе исполнения запроса пользователя архивными документам
3.5.1. Справки по вопросам исполнения муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций предоставляются работником архивной службы по телефону и при личном обращении;
3.5.2. Справки предоставляются по следующим вопросам:
- о поступлении запроса в архивную службу;
- о регистрационном номере, присвоенном запросу;
- перечень документов, необходимых для принятия архивной службой управленческого решения об осуществлении административных процедур по исполнению административных процедур по исполнению запроса;
- о приостановлении исполнении запроса или об отказе в исполнении и причинах принятых решений;
- о продлении срока рассмотрения запроса и причинах принятого решения;
- о результатах рассмотрения запроса.
3.6. Выдача (при личном обращении пользователя архивными документами в архивную службу) или отправка пользователю архивными документами по почте документов, подготовленных по результатам исполнения его запроса, производится в течение 15 дней с момента регистрации заявления.
3.6.1. В случае если запросы пользователей поступили непосредственно в архивную службу (по почте, на приеме), информационные документы (архивная справка, архивная выписка, архивная копия, копия архивного документа) в случае личного обращения гражданина, представителя организации или их доверенных лиц в архивную службу, выдаются ею при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном законом порядке, представителю организации - при предъявлении документов, подтверждающих его полномочия на получение документов;
3.6.2. Информационные документы (архивная справка, архивная копия, архивная выписка, копия архивного документа, информационное письмо) и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами в течение 15 дней со дня регистрации заявления.
3.7. Заверение копий, выписок архивных документов или подготовка писем об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве
3.7.1. При оформлении выписки из документа или копии документа главный специалист архивной службы снимает копию с подлинника экземпляра документа или выписку из него в части, затрагивающей права и интересы заявителя (в одном или в двух экземплярах);
- оформляет основание для выдачи копии, выписки следующего содержания: фонд N, опись, дело N, том N, лист (ы);
- оформляет заверительную надпись, подтверждающую идентичность подлиннику выданных копий (выписок). Заверительная надпись "КОПИЯ ВЕРНА" проставляется ниже реквизита подлинника документа "Подпись" и составляется по форме:
Копия верна:
Указание должности уполномоченного лица
Расшифровка подписи
______________________
подпись

3.8. Регистрация копий архивных документов или писем об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве и отправка их заявителю
3.8.1. Исполненные запросы выдаются при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа, доверенным лицам - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном законом порядке.
Получатель архивной копии (выписки) расписывается в журнале регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических запросов с указанием даты получения документа;
3.8.2. Архивные копии и выписки, ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами;
3.8.3. Документы, связанные с процессом исполнения запросов, формируются в делопроизводственные дела.
В дело подшиваются следующие документы: запрос; документы и копии документов, прилагаемых к запросу; копия ответа на запрос; письмо с запросом дополнительных сведений (при условии его составления);
3.8.4. Документы в делах располагаются по мере исполнения запросов по алфавитному принципу и по принципу возрастания регистрационных индексов.
3.9. Прием пользователей архивными документами ведется в порядке живой очереди без предварительной записи в установленные правилами трудового распорядка местной администрации Прохладненского муниципального района дни и часы приема.
3.10. Непосредственную организацию приема осуществляют работники архивной службы.
3.11. Работники архивной службы в ходе личного приема оказывают пользователям архивными документами информационно - консультативную помощь.
3.12. Работники архивной службы обеспечиваются настольными табличками с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

4. Формы контроля за исполнением
административного регламента

4.1. Контроль за исполнением муниципальной услуги заключается в проведении планового и оперативного контроля за деятельностью работников архивной службы при осуществлении ими административных процедур, связанных с рассмотрением и исполнением запросов пользователей архивными документами.
4.2. Персональная ответственность закрепляется в соответствующих должностных инструкциях в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.3. Контроль за исполнением муниципальной услуги осуществляют:
- Архивная служба КБР, в соответствии с предоставленными полномочиями;
- заместитель главы - управляющий делами местной администрации Прохладненского муниципального района.

5. Досудебный (внесудебный) порядок
обжалования решений, действий (бездействия) органа,
предоставляющего муниципальную услугу, а также
должностных лиц, муниципальных служащих

Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
5.1. Нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной или муниципальной услуги.
5.2. Нарушение срока предоставления государственной или муниципальной услуги.
5.3. Требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления государственной или муниципальной услуги.
5.4. Отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления государственной или муниципальной услуги, у заявителя.
5.5. Отказ в предоставлении государственной или муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами.
5.6. Затребование с заявителя при предоставлении государственной или муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами.
5.7. Отказ органа, предоставляющего государственную услугу, органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, или органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной или муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.8. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий государственную услугу, либо орган, предоставляющий муниципальную услугу. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, либо органа, предоставляющего муниципальную услугу, подаются в вышестоящий орган (при его наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, либо органа, предоставляющего муниципальную услугу.
5.9. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта органа, предоставляющего государственную услугу, органа, предоставляющего муниципальную услугу, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
5.10. Порядок подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации устанавливается Правительством Российской Федерации.

5.11. В случае, если федеральным законом установлен порядок (процедура) подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов, предоставляющих государственные услуги, органов, предоставляющих муниципальные услуги, должностных лиц органов, предоставляющих государственные услуги, или органов, предоставляющих муниципальные услуги, либо государственных или муниципальных служащих, для отношений, связанных с подачей и рассмотрением указанных жалоб, нормы статьи 11.1 настоящего Федерального закона и настоящей статьи не применяются (часть 3.1 введена Федеральным законом от 28.07.2012 № 133-ФЗ).
5.12. Особенности подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов государственной власти субъектов Российской Федерации и их должностных лиц, государственных гражданских служащих органов государственной власти субъектов Российской Федерации, а также органов местного самоуправления и их должностных лиц, муниципальных служащих устанавливаются соответственно нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.
5.13. Жалоба должна содержать:
1) наименование органа, предоставляющего государственную услугу, органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, или органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо государственного или муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, или органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо государственного или муниципального служащего;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, или органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо государственного или муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
6. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий государственную услугу, либо в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего государственную услугу, органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, или органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации. Правительство Российской Федерации вправе установить случаи, при которых срок рассмотрения жалобы может быть сокращен.
7. По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий государственную услугу, либо орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим государственную услугу, либо органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной или муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
8. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в части 7 ФЗ № 210-ФЗ, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
9. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с частью 1 ФЗ № 210-ФЗ, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Приложение № 1
к Административному регламенту
по предоставлению архивной службой
местной администрации Прохладненского
муниципального района муниципальной услуги
"Выдача копий архивных документов,
подтверждающих право на владение землей"

Должностное лицо местной администрации
Прохладненского муниципального района

от __________________________________
__________________________________
_________________________________,
(Ф.И.О.)
проживающего по адресу: _____________
__________________________________
__________________________________
__________________________________
__________________________________
(паспортные данные)
__________________________________
__________________________________
(телефон)
__________________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать:
Выписку из Протокола № ____________ от какого числа ___________________
Краткое содержание ____________________________________________________

Копию Постановления № _____________ от какого числа ___________________
Краткое содержание ____________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

Число, месяц, год
Подпись

Приложение № 2
к Административному регламенту
по предоставлению архивной службой
местной администрации Прохладненского
муниципального района муниципальной услуги
"Выдача копий архивных документов,
подтверждающих право на владение землей"

Блок-схема

Обращение заявителя

\/

> Регистрация запроса

\/

Анализ поступившего запроса

\/ \/

> Исполнение запроса Отказ от исполнения <

\/ \/ \/

Заверение копий Подготовка Обжалование
выписок из писем об решений, действий
архивных отсутствии (бездействия) в
документов запрашиваемых результате оказания
сведений муниципальной услуги

/\
\/ \/

Регистрация архивных документов или
писем об отсутствии запрашиваемых
сведений и отправка их заявителю

\/

Решение по жалобе

------------------------------------------------------------------