МИНИСТЕРСТВО ЭНЕРГЕТИКИ,
ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И ТАРИФНОЙ
ПОЛИТИКИ КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПРИКАЗ
от 26 января 2013 г. № 12-ОД

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
И НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ В МИНИСТЕРСТВЕ ЭНЕРГЕТИКИ,
ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И ТАРИФНОЙ
ПОЛИТИКИ КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

В целях упорядочения системы документооборота в Министерстве энергетики, жилищно-коммунального хозяйства и тарифной политики Кабардино-Балкарской Республики приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Министерстве энергетики, жилищно-коммунального хозяйства и тарифной политики Кабардино-Балкарской Республики.
2. Утвердить номенклатуру дел на 2013-2014 годы в Министерстве энергетики, жилищно-коммунального хозяйства и тарифной политики Кабардино-Балкарской Республики.

Министр
Т.М.КУЧМЕНОВ





Утверждена
Приказом
Министерства энергетики,
жилищно-коммунального хозяйства
и тарифной политики КБР
от 26 января 2013 г. № 12-ОД

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЭНЕРГЕТИКИ,
ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И ТАРИФНОЙ ПОЛИТИКИ
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

I. Общие положения

1.1 Инструкция по делопроизводству в Министерстве энергетики, жилищно-коммунального хозяйства и тарифной политики Кабардино-Балкарской Республики (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства энергетики, жилищно-коммунального хозяйства и тарифной политики Кабардино-Балкарской Республики (далее - Министерство) документов, совершенствования делопроизводства Министерства и повышения его эффективности.

Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Кабардино-Балкарской Республики в сфере информации, документации и архивного дела, Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики (далее - Правила делопроизводства), утвержденные Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 2 марта 2011 года № 49-ПП, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, утвержденные Приказом АС КБР от 11 марта 2011 года № 76 (далее - Методические рекомендации), а также Положение о Министерстве, внутренний регламент Министерства.
1.2 Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в Госкомитете, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.
1.3. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем Госкомитета.
1.5. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.6. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Wndows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером № 12, 13, 14 через 1 - 1,5 интервала. Для оформления табличных материалов допускается использование шрифтов меньших размеров и интервалов 0,8.
1.7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Министерстве осуществляет отдел государственной службы, кадров и делопроизводства Министерства.
1.8. В структурных подразделениях Министерства ответственность за организацию делопроизводства, контроля исполнения и за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и их сохранность возлагается на начальников структурных подразделений.
1.9. Функции, задачи, права и ответственность отдела государственной службы, кадров и делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности государственных гражданских служащих отдела государственной службы, кадров и делопроизводства и гражданских служащих, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях Министерства, устанавливаются должностными регламентами.
1.10. Работа с документами вне служебных помещений запрещается.
1.11. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя Министерства. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководства.
1.12. Работники структурных подразделений Министерства несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.
1.13. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения. При увольнении или переводе по службе работника, ответственного за делопроизводство, передача документов и дел осуществляется по акту.
1.14. Об утрате документа необходимо немедленно доложить начальнику структурного подразделения и в отдел государственной службы, кадров и делопроизводства. По распоряжению начальника структурного подразделения проводится проверка, о результатах которой информируется руководство Министерства и отдел государственной службы, кадров и делопроизводства.
1.15. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется через пресс-службу Министерства с разрешения руководителя.

II. Основные понятия

2.1. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

III. Создание документов в Министерстве

3.1. Бланки документов

Документы, создаваемые в Министерстве, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
Отдел государственной службы, кадров и делопроизводства при разработке и изготовлении бланков документов руководствуется Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 года № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (с изм. от 8 июня 2001 года, 14 декабря 2006 года), Законом Кабардино-Балкарской Республики от 4 августа 1994 года № 12-РЗ "О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики" (в ред. Законов Кабардино-Балкарской Республики от 9 марта 1997 года № 3-РЗ, от 6 декабря 2003 года № 108-РЗ, от 20 июня 2006 года № 32-РЗ, от 23 февраля 2009 года № 16-РЗ), Положением о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики (после утверждения Постановлением Правительства КБР).
Республиканским законом от 4 августа 1994 года № 12-РЗ "О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики" установлено, что на бланках иных исполнительных органов государственной власти помещается изображение Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики. Допускается изображение Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики в цвете и в одноцветном варианте.
В соответствии с Положением о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики осуществляют полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики осуществляется по заказам Министерства.
В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков Министерства утверждаются приказом Министерства. Образцы бланков включены в Инструкцию по делопроизводству в качестве приложения.
В Министерстве используются следующие виды бланков документов:
бланк приказа;
бланк письма.
Бланки документов Министерства разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов: реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.


3.1.2. Состав реквизитов для бланков
документов Госкомитета

Для бланка приказа:
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
наименование "Министерство энергетики, жилищно-коммунального хозяйства и тарифной политики Кабардино-Балкарской Республики" на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
вид документа - "приказ" на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа.
Для бланка письма Министерства:
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
наименование "Министерство энергетики, жилищно-коммунального хозяйства и тарифной политики Кабардино-Балкарской Республики" на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
справочные данные о Министерстве (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
Образцы бланков документов Министерства приведены в приложениях № 1, № 2.
Размеры полей на документе: 25 мм - левое; 27 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 20 мм - правое.

3.2. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые Министерством, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
В соответствии с Правилами делопроизводства в Министерстве установлен следующий состав реквизитов документов:
а) Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
б) наименование "Министерство энергетики, жилищно-коммунального хозяйства и тарифной политики Кабардино-Балкарской Республики" на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные о Министерстве;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в Министерстве; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

3.2.1. Правила оформления реквизитов документов

Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики

Изображение Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики помещается на бланках документов Министерстве в соответствии с Законом Кабардино-Балкарской Республики от 4 августа 1994 года № 12-РЗ "О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики".
На бланках документов Министерства Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики изображается в трехцветном варианте, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование "Министерство энергетики, жилищно-коммунального хозяйства и тарифной политики Кабардино-Балкарской Республики".
Наименование "Министерство энергетики, жилищно-коммунального хозяйства и тарифной политики Кабардино-Балкарской Республики", помещается на бланках документов на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики и должно соответствовать наименованию, установленному положением о Министерстве.

Справочные данные о Министерстве

Справочные данные о Министерстве указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты.

Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или отделом государственной службы, кадров и делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют словесно-цифровым способом, например: 18 января 2010 года.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве: сначала проставляется порядковый номер документа по журналу регистрации входящих или исходящих документов, затем после косой черты - номер дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства, в которое будет подшит данный документ.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Адресат

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
При адресации документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство
энергетики, жилищно-коммунального
хозяйства и тарифной политики
Кабардино-Балкарской Республики

При адресации документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Председателю
Государственного комитета
Кабардино-Балкарской Республики
по занятости населения

И.О. ФАМИЛИЯ

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи").
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, исполнительные органы государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в Кабардино-Балкарской Республике, постоянным корреспондентам.
При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресации частному лицу - после фамилии.
Строки реквизита "Адресат" центруются в левой половине страницы.

Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
"Приказ (о чем?) - об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников Министерства".
"Письмо (о чем?) - об оказании консультативной помощи".
"Правила (чего?) - внутреннего трудового распорядка".
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.