МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА, СВЯЗИ И ДОРОЖНОГО ХОЗЯЙСТВА
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПРИКАЗ
от 6 декабря 2013 г. № 361-П

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В МИНИСТЕРСТВЕ ТРАНСПОРТА, СВЯЗИ И ДОРОЖНОГО ХОЗЯЙСТВА
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
Список изменяющих документов
(в ред. Приказа Минтранса КБР
от 03.02.2014 № 28-П)

В целях совершенствования делопроизводства и усиления исполнительской дисциплины в Министерстве транспорта, связи и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики приказываю:
1. Утвердить согласованную с Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики Инструкцию по делопроизводству в Министерстве транспорта, связи и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики (приложение).
2. Заместителям министра, руководителям структурных подразделений обеспечить:
организацию делопроизводства в Министерстве транспорта, связи и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики в соответствии с утвержденной Инструкцией;
усилить внимание к вопросам соблюдения государственными служащими порядка подписания и регистрации документов, контроля за их исполнением.
3. Считать утратившим силу Приказ Министерства транспорта, связи и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики от 4 апреля 2011 года № 63 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве транспорта и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики".
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя министра транспорта, связи и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики И.Х. Ульбашева.

Министр
А.ДЫШЕКОВ





Утверждена
Приказом
Министерства транспорта,
связи и дорожного хозяйства
Кабардино-Балкарской Республики
от 6 декабря 2013 г. № 361-П

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ
ТРАНСПОРТА, СВЯЗИ И ДОРОЖНОГО ХОЗЯЙСТВА
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
Список изменяющих документов
(в ред. Приказа Минтранса КБР
от 03.02.2014 № 28-П)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве транспорта, связи и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерстве транспорта, связи и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики (далее - Минтранс КБР) документов, совершенствования делопроизводства Минтранса КБР и повышения его эффективности.
Правовым основанием для разработки Инструкции являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Кабардино-Балкарской Республики в сфере информации, документации и архивного дела, Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики (далее - Правила делопроизводства), утвержденные Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 2 марта 2011 года № 49-ПП, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, утвержденные Приказом Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики от 11 марта 2011 года № 76 (далее - Методические рекомендации), а также Положение о Министерстве транспорта, связи и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики, утвержденное Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 30 ноября 2012 года № 269-ПП.
1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в Минтрансе КБР, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.
1.3. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми министром транспорта, связи и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики.
1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение;
1.6. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером № 12, 13, 14 через 1 - 1,5 интервала. Для оформления табличных материалов допускается использование шрифтов меньших размеров и интервалов 0,8.
1.7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Минтрансе КБР осуществляет отдел государственной службы, кадров и делопроизводства.
1.8. В структурных подразделениях Минтранса КБР ответственность за организацию делопроизводства, исполнение и за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и их сохранность возлагается на начальников структурных подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется работником, назначенным приказом министра транспорта, связи и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики.
1.9. Функции, задачи, права и ответственность отдела государственной службы, кадров и делопроизводства регламентируются положением, должностными обязанностями государственных гражданских служащих отдела государственной службы, кадров и делопроизводства и гражданских служащих, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях Минтранса КБР, должностными регламентами.
1.10. Работа с документами вне служебных помещений запрещается.
1.11. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения министра транспорта, связи и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководства.
1.12. Работники структурных подразделений Минтранса КБР несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
1.13. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию министра транспорта, связи и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики. При увольнении или переводе по службе работника, ответственного за делопроизводство, передача документов и дел осуществляется по акту.
1.14. Об утрате документа необходимо немедленно доложить начальнику структурного подразделения и отдела государственной службы, кадров и делопроизводства. По распоряжению начальника структурного подразделения проводится проверка, о результатах которой информируется руководство Минтранса КБР и отдел государственной службы, кадров и делопроизводства.
1.15. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется через пресс-службу Минтранса КБР с разрешения министра транспорта, связи и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики.

II. Основные понятия

2.1. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в Минтранс КБР и созданных за определенный период;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Минтрансе КБР, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, составной части Архивного фонда Российской Федерации;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Минтранса КБР;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
служба делопроизводства - структурное подразделение Минтранса КБР, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Минтранса КБР.

III. Создание документов в Минтрансе КБР

3.1. Бланки документов

Документы, создаваемые в Минтрансе КБР, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
Отдел государственной службы, кадров и делопроизводства Минтранса КБР при разработке и изготовлении бланков документов руководствуется Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", Законом Кабардино-Балкарской Республики от 4 августа 1994 года № 12-РЗ "О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики", Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", Республиканским законом от 4 августа 1994 года № 12-РЗ "О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики" установлено, что на бланках иных исполнительных органов государственной власти помещается изображение Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики. Допускается изображение государственного герба Кабардино-Балкарской Республики в цвете и в одноцветном варианте.
В соответствии с Положением о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики осуществляют полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики осуществляется по заказам Минтранса КБР.
В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков Минтранса КБР утверждаются приказом Минтранса КБР. Образцы бланков включены в Инструкцию по делопроизводству в качестве приложения.
В Минтрансе КБР используются следующие виды бланков документов:
бланк приказа;
бланк письма Минтранса КБР.


3.1.2. Состав реквизитов
для бланков документов Минтранса КБР

Для бланка приказа:
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
наименование "Министерство транспорта, связи и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики" на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
вид документа - "приказ" на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
место составления (издания) документа - "г. Нальчик" на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа.
Для бланка письма Минтранса КБР:
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
наименование "Министерство транспорта, связи и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики" на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики (русском, кабардинском, балкарском);
справочные данные о Минтрансе КБР (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
Образцы бланков документов Минтранса КБР приведены в приложениях № 1 - № 10.
Размеры служебных полей на документе должны быть не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое.
Бланк письма Минтранса КБР имеет поля:
20 мм - левое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее;
10 мм - правое.
Текст письма имеет поля:
30 мм - левое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее;
15 мм - правое.

3.2. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые Минтрансом КБР, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
В соответствии с Правилами делопроизводства в Минтрансе КБР установлен следующий состав реквизитов документов:
а) Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
б) наименование "Министерство транспорта, связи и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики" на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные о Минтрансе КБР;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в Минтранс КБР; отметки "Срочно", "Незамедлительно" - поручения подлежат исполнению в течение трех дней со дня подписания поручения, "Оперативно" - подлежат исполнению в десятидневный срок, "На дополнительный контроль" - подлежат исполнению в течение трех месяцев со дня подписания поручения, если иной срок не указан в поручении, "Подлежит возврату" и др.

3.2.1. Правила оформления реквизитов документов
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики

Изображение Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики помещается на бланках документов Минтранса КБР в соответствии с Республиканским законом от 4 августа 1994 года № 12-РЗ "О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики".
На бланках документов Минтранса КБР Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики изображается в одноцветном варианте, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование "Министерство транспорта, связи и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики".
Наименование "Министерство транспорта, связи и дорожного хозяйства Кабардино-Балкарской Республики", помещается на бланках документов на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики и должно соответствовать наименованию, установленному Положением о Минтрансе КБР.

Справочные данные о Минтрансе КБР

Справочные данные о Минтрансе КБР указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты.

Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа (Нальчик) указывается в бланках документов Минтранса КБР, за исключением бланков писем.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой ДОУ при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2010 г.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Минтрансе КБР: сначала проставляется порядковый номер документа по журналу регистрации входящих или исходящих документов, затем после косой черты - номер дела в соответствии с номенклатурой дел Минтранса КБР, в котором будет подшит данный документ.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Адресат

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство образования
и науки
Кабардино-Балкарской Республики

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Руководителю Государственного комитета
по занятости населения

И.О. Фамилия

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи").
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, исполнительные органы государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в Кабардино-Балкарской Республике, постоянным корреспондентам.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:

Приказ (о чем?) Об утверждении Положения Минтранса КБР
Письмо (о чем?) О санитарной очистке придорожных территорий дорог
республиканского значения
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.