МИНИСТЕРСТВО СПОРТА И ТУРИЗМА
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПРИКАЗ
от 10 июня 2013 г. № 45

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ СПОРТА И
ТУРИЗМА КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ


В целях организации делопроизводства в Министерстве спорта и туризма Кабардино-Балкарской Республики в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 и Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 2 марта 2011 года № 49-ПП "О Правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики", а также создания единой системы делопроизводства, упорядочения работы с документами, совершенствования документирования организационной деятельности Министерства спорта, туризма и курортов Кабардино-Балкарской Республики, улучшения подготовки, оформления, учета и хранения документов и повышения исполнительской дисциплины в министерстве приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве спорта и туризма Кабардино-Балкарской Республики.
2. Руководителям структурных подразделений министерства в месячный срок ознакомить всех сотрудников с Инструкцией по делопроизводству в Министерстве спорта и туризма Кабардино-Балкарской Республики и обеспечить организацию работы с документами в строгом соответствии с утвержденной Инструкцией.
3. Возложить персональную ответственность за несоблюдение норм и правил, утвержденных Инструкцией по делопроизводству, на руководителей структурных подразделений.
4. Приказ Министерства спорта, туризма и курортов Кабардино-Балкарской Республики от 15 мая 2012 года № 67 признать утратившим силу.
5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на начальника отдела государственной службы, кадров и делопроизводства М.А. Хафизову.

Министр
А.АФАУНОВ





Утверждена
Приказом
Министерства спорта и туризма
Кабардино-Балкарской Республики
от 10 июня 2013 г. № 45

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ СПОРТА
И ТУРИЗМА КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве спорта и туризма Кабардино-Балкарской Республики (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерстве спорта и туризма Кабардино-Балкарской Республики (далее - Министерство) документов, совершенствования делопроизводства Министерства и повышения его эффективности.

Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Кабардино-Балкарской Республики в сфере информации, документации и архивного дела, Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики (далее - Правила делопроизводства), утвержденные Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 2 марта 2011 года № 49-ПП, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, утвержденные приказом Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики от 11 марта 2011 года № 76 (далее - Методические рекомендации), а также Положение о Министерстве.
1.2. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в Министерстве, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.
1.3. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми министром спорта и туризма Кабардино-Балкарской Республики (далее - Министром).
1.5. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.6. При подготовке документов рекомендуется шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12, 13, 14 через 1 - 1,5 интервала. Для оформления табличных материалов допускается использование шрифтов меньших размеров и интервалов 0,8.
1.7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Министерстве осуществляет отдел государственной службы, кадров и делопроизводства Министерства (далее - Отдел делопроизводства).
1.8. В структурных подразделениях Министерства ответственность за организацию делопроизводства, контроля исполнения и за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и их сохранность возлагается на начальников структурных подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется работником, назначенным приказом Министра и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями.
1.9. Функции, задачи, права и ответственность Отдела делопроизводства регламентируются положением об отделе, должностные обязанности государственных гражданских служащих Отдела делопроизводства и гражданских служащих, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях Министерства, устанавливаются должностными регламентами.
1.10. Работа с документами вне служебных помещений запрещается.
1.11. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Министра. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководства.
1.12. Работники структурных подразделений Министерства несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.
1.13. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения. При увольнении или переводе по службе работника, ответственного за делопроизводство, передача документов и дел осуществляется по акту.
1.14. Об утрате документа необходимо немедленно доложить начальнику структурного подразделения и в Отдел делопроизводства. По распоряжению начальника структурного подразделения проводится проверка, о результатах которой информируется руководство Министерства и Отдел делопроизводства.
1.15. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется через пресс-службу Министерства с разрешения Министра.

II. Основные понятия

2.1. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, составной части Архивного фонда Российской Федерации;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
служба делопроизводства - структурное подразделение органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти.

III. Создание документов в Министерстве

3.1. Бланки документов

Документы, создаваемые в Министерстве, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
Отдел делопроизводства Министерства при разработке и изготовлении бланков документов руководствуется Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (с изм. от 8 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г.), Законом Кабардино-Балкарской Республики от 4 августа 1994 года № 12-РЗ "О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики" (в ред. Законов КБР от 09.03.1997 № 3-РЗ, от 06.12.2003 № 108-РЗ, от 20.06.2006 № 32-РЗ, от 23.02.2009 № 16-РЗ), Положением о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики (после утверждения Постановлением Правительства КБР).
Республиканским законом от 4 августа 1994 года № 12-РЗ "О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики" установлено, что на бланках иных исполнительных органов государственной власти помещается изображение государственного герба Кабардино-Балкарской Республики. Допускается изображение государственного герба Кабардино-Балкарской Республики в цвете и в одноцветном варианте.
В соответствии с Положением о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением государственного герба Кабардино-Балкарской Республики изготовление печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Кабардино-Балкарской Республики осуществляют полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Изготовление печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Кабардино-Балкарской Республики осуществляется по заказам Министерства.
В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков Министерства утверждаются приказом Министерства. Образцы бланков включены в Инструкцию по делопроизводству в качестве приложения.
В Министерстве используются следующие виды бланков документов:
бланк приказа;
бланк письма Министерства.
Бланки документов Министерства разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов: реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.


3.1.2. Состав реквизитов для бланков
документов Министерства

Для бланка приказа:
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
наименование "Министерство спорта и туризма Кабардино-Балкарской Республики" на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики (русском, кабардинском, балкарском);
вид документа - "приказ";
место составления (издания) документа - "г. Нальчик";
отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа.
Для бланка письма Министерства:
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
наименование "Министерство спорта и туризма Кабардино-Балкарской Республики" на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики (русском, кабардинском, балкарском);
справочные данные о Министерстве (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты, адрес);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
Образцы документов Министерства приведены в приложениях № 11 - № 19.
Размеры служебных полей на документе должны быть не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое.
Бланк письма Министерства имеет поля:
20 мм - левое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее;
10 мм - правое.
Текст письма имеет поля:
30 мм - левое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее;
15 мм - правое.

3.2. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые Министерством, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
В соответствии с Правилами делопроизводства в Министерстве установлен следующий состав реквизитов документов:
а) государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
б) наименование "Министерство спорта и туризма Кабардино-Балкарской Республики" на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные о Министерстве;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в Министерство; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

3.2.1. Правила оформления реквизитов документов

Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики

Изображение государственного герба Кабардино-Балкарской Республики помещается на бланках документов Министерства в соответствии с Республиканским законом от 4 августа 1994 года № 12-РЗ "О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики".
На бланках документов Министерства изображение государственного герба Кабардино-Балкарской Республики помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование "Министерство спорта и туризма Кабардино-Балкарской Республики".
Наименование "Министерство спорта и туризма Кабардино-Балкарской Республики", помещается на бланках документов на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики и должно соответствовать наименованию, установленному положением о Министерстве.

Справочные данные о Министерстве

Справочные данные о Министерстве указываются в бланке письма и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты.

Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа (Нальчик) указывается в бланках документов Министерства, за исключением бланка письма.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или Отделом делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами государственной власти, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 19 сентября 2011 г.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве: сначала проставляется номер дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства, в которое будет подшит данный документ, затем порядковый номер документа по журналу регистрации входящих или исходящих документов.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Адресат

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство
образования и науки
Кабардино-Балкарской Республики

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Руководителю
Государственного комитета
Кабардино-Балкарской Республики
по занятости населения

И.О. Фамилия

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи"), например:

БЕЛЬДОВОЙ М.В.

ул. Ашурова, 24, кв. 56, г. Нальчик

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, исполнительные органы государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в Кабардино-Балкарской Республике, постоянным корреспондентам.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
"Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников Министерства
Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка".
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.