МЕСТНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ МАЙСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 2 августа 2013 г. № 261

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ПО ИСПОЛНЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНЫМ АРХИВОМ МЕСТНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ
МАЙСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ

Местная администрация Майского муниципального района постановляет:
1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по исполнению муниципальным архивом местной администрации Майского муниципального района муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций в новой редакции.
2. Разместить Административный регламент по исполнению муниципальным архивом местной администрации Майского муниципального района муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций на официальном сайте местной администрации Майского муниципального района.

3. Признать утратившим силу Постановление местной администрации Майского муниципального района от 23.01.2013 № 25 "Об утверждении Административного регламента муниципального архива местной администрации Майского муниципального района".

И.о. главы местной администрации
Майского муниципального района КБР
Н.ТИМОШЕНКО





Утвержден
Постановлением
Местной администрации
Майского муниципального района КБР
от 2 августа 2013 г. № 261

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ИСПОЛНЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНЫМ АРХИВОМ МЕСТНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ
МАЙСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ

1. Общие положения

1.1. Административный регламент по исполнению муниципальным архивом местной администрации Майского муниципального района муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций разработан в целях повышения качества исполнения и доступности муниципальной услуги, определяет требования к порядку исполнения муниципальной услуги, сроки и последовательность действий (административных процедур), а также порядок контроля, обжалования действий (бездействия) должностных лиц местной администрации, ответственных за организацию исполнения и исполнение запросов граждан и организаций.
1.2. Исполнение муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007 № 9059);
- "Рекомендациями по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемыми архивными учреждениями Российской Федерации" (Федеральное Архивное Агентство Российской Федерации, 2005 г.).
1.3. В настоящем Административном регламенте по исполнению муниципальным архивом местной администрации Майского муниципального района муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций используются следующие сокращения:
- местная администрация Майского муниципального района - местная администрация;
- глава местной администрации Майского муниципального района - глава местной администрации;
- Административный регламент по исполнению муниципальным архивом местной администрации Майского муниципального района муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций - Административный регламент;
- Управляющий делами местной администрации Майского муниципального района - Управляющий делами;
- муниципальный архив местной администрации Майского муниципального района - муниципальный архив;
- отдел по работе с обращениями граждан местной администрации Майского муниципального района - отдел по работе с обращениями граждан;
- отдел информационно-аналитического обеспечения и делопроизводства местной администрации Майского муниципального района - отдел информационно-аналитического обеспечения;
- муниципальная услуга по исполнению муниципальным архивом местной администрации Майского муниципального района запросов граждан и организаций - муниципальная услуга;
государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое или физическое лицо, обращающееся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации - пользователь архивными документами.
1.4. Исполнение муниципальной услуги осуществляет муниципальный архив и государственное бюджетное учреждение "Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг КБР" (далее - ГБУ "МФЦ") с заявлением о получении квалифицированного аттестата (далее - заявитель).
Данная государственная услуга также предоставляется через федеральную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" по адресу - www.qosusluqj.ru.

2. Требования к порядку исполнения муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования по процедуре исполнения
муниципальной услуги

2.1.1. Информация по процедуре исполнения муниципальной услуги предоставляется:
- непосредственно в муниципальном архиве;
- по письменным обращениям;
- по телефону;
- по электронной почте;
- при личных обращениях.
2.1.2. По письменным обращениям о порядке исполнения запросов пользователей архивными документами, поступившим в местную администрацию муниципального района, ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
2.1.3. По обращениям, поступившим в муниципальный архив по каналам телефонной связи, работники муниципального архива дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов пользователей архивными документами.
Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин или представитель организации, фамилии, имени, отчества и должности работника, принявшего телефонный звонок.
2.1.4. По обращениям, поступившим по электронной почте, ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.
2.1.5. Информирование (консультирование) по процедуре исполнения муниципальной услуги осуществляют работники муниципального архива в соответствии с должностными инструкциями в рабочие дни без предварительной записи.
2.1.6. Время ожидания в очереди для получения информации по процедуре исполнения муниципальной услуги от работников муниципального архива при личном обращении пользователя архивными документами не должно превышать 15 минут, продолжительность приема пользователей не должно превышать 15 минут.
2.1.7. Письменные обращения пользователей архивными документами о порядке исполнения муниципальной услуги рассматриваются работниками муниципального архива в срок, не превышающий 10 дней с момента получения письменного обращения.
2.1.8. При устных обращениях и ответах на телефонные звонки работники муниципального архива подробно, четко и в вежливой (корректной) форме информируют (консультируют) обратившихся по интересующим их вопросам, разговор не должен продолжаться более 15 минут.
2.1.9. На информационном стенде, располагающемся в хорошо просматриваемом месте приемного помещения, размещаются:
- график работы муниципального архива, дни и часы, установленные для личного приема граждан и представителей организаций;
- фамилии, имена, отчества, должности работников муниципального архива, осуществляющих прием и информирование граждан и представителей организаций;
- номера телефонов муниципального архива, адрес электронной почты местной администрации муниципального района;
- формы заявлений на получение информации из информационных ресурсов муниципального архива и образцы их заполнения;
- основания для приостановления исполнения (отказа в исполнении) муниципальной услуги.


2.3. Срок исполнения муниципальной услуги

2.3.1. Запросы пользователей архивными документами исполняются в течение 10 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях работниками муниципального архива срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом пользователя.
2.3.2. Тематические запросы государственных органов или органов местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, муниципальный архив рассматривает в первоочередном порядке или в согласованные с ними сроки.
При необходимости проведения объемной работы по поиску необходимых для их исполнения архивных документов муниципальный архив письменно извещает пользователей о промежуточных результатах работы.
2.3.3. Срок исполнения запросов социально-правового характера (связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации) не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.
Этот срок при необходимости может быть продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя архивными документами.
2.3.4. Работники муниципального архива вправе устанавливать сокращенные сроки исполнения запросов социально-правового характера.
2.3.5. Срок исправления технических ошибок, допущенных работником муниципального архива при исполнении муниципальной услуги, не должен превышать 3 рабочих дня с момента обнаружения ошибки или получения в письменной форме заявления об ошибке в тексте информационного документа, подготовленного по результатам исполнения запроса.

2.4. Описание результатов исполнения муниципальной услуги

2.4.1. Результатом исполнения муниципальной услуги являются:
2.4.1.1. Информационное обеспечение пользователя архивными документами в соответствии с его запросом посредством предоставления ему информационных продуктов, созданных муниципальным архивом в результате исполнения муниципальной услуги на бумажном носителе:
- архивная справка - документ муниципального архива, составленный на общем бланке местной администрации муниципального района, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
- архивная выписка - документ муниципального архива, составленный на общем бланке местной администрации муниципального района, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения архивного документа;
- архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения того архивного документа, составленная машинописным способом на общем бланке местной администрации муниципального района;
- копия архивного документа - документ муниципального архива, изготовленный по заказу пользователя архивными документами посредством ксерокопирования, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения архивного документа;
- информационное письмо - письмо, составленное на бланке местной администрации муниципального района по запросу пользователя архивными документами, содержащее информацию о хранящихся в муниципальном архиве архивных документах по определенной проблеме, теме.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для использования на территории Российской Федерации, подписываются главным специалистом муниципального архива и ведущим специалистом (исполнителем архивного документа) и заверяются печатью муниципального архива.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления за рубеж, подписываются управляющим делами местной администрации и главным специалистом муниципального архива и заверяются гербовой печатью местной администрации муниципального района.
Информационное письмо подписывается работниками муниципального архива.
Копия архивного документа заверяется исполнителем документа с проставлением печати муниципального архива.

2.5. Потребители результатов исполнения
муниципальной услуги.
Основания для исполнения муниципальной услуги

2.5.1. Потребителями результатов исполнения муниципальной услуги являются:
- граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, российские и иностранные юридические лица, международные организации, государственные органы и органы местного самоуправления.
От имени физических лиц заявления о выдаче муниципальным архивом документов, подготовленных по результатам исполнения их запроса, могут подавать представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре.
От имени юридических лиц заявления могут подавать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности.
2.5.2. Основанием для исполнения муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес администрации района или муниципального архива.
2.5.3. Заявитель направляет по почте, передает по электронной почте или предоставляет во время личного приема документы, имеющие непосредственное к нему отношение, оформленные в установленном настоящим Административным регламентом порядке и необходимые для поиска запрашиваемой информации.
2.5.4. Запросы, поступающие в муниципальный архив от физических лиц должны содержать:
направленные по почте:
- фамилию, имя, отчество, почтовый адрес места жительства;
- наименование темы (вопроса) и хронологию запрашиваемой информации;
- вид информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса.
В случае необходимости к письменному обращению прилагаются иные документы (в копиях).
Предоставленные во время личного приема:
- письменное заявление (анкета-заявление) по установленному образцу (приложение № 1 к Административному регламенту);
- документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность);
- копию трудовой книжки (при исполнении запросов, касающихся подтверждения трудового стажа, в том числе льготного, специальности, размера заработной платы, различных надбавок и льгот в соответствии с пенсионным законодательством Российской Федерации);
- другие документы, представление которых необходимо для подготовки испрашиваемых заявителем информационных документов.
Для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.5.5. Запросы, поступающие от юридических лиц по почте и во время личного приема должны содержать:
- заявление (запрос) на бланке организации за подписью руководителя;
- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица;
- вид информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса;
- другие документы, представление которых необходимо для подготовки испрашиваемых заявителем информационных документов.
2.5.6. Запросы, поступающие по электронной почте (интернет-обращения) должны содержать:
- наименование органа местного самоуправления - местная администрация Майского муниципального района (муниципальный архив) или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому он направлен;
- тему (вопрос) и хронологию запрашиваемой информации;
- дату отправления обращения;
- почтовый адрес места жительства;
- электронный адрес;
- наименование вида информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса.

2.6. Организация и ведение приема

2.6.1. Прием пользователей архивными документами ведется в порядке живой очереди без предварительной записи в установленные дни и часы приема.
2.6.2. Непосредственную организацию приема осуществляют работники муниципального архива.
2.6.3. Работники муниципального архива в ходе личного приема оказывают пользователям архивными документами информационно-консультативную помощь.
2.6.4. Работники муниципального архива обеспечиваются настольными табличками с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

2.7. Требования к помещениям и местам, предназначенным
для осуществления муниципальной услуги

2.7.1. Помещения, выделенные для исполнения муниципальной услуги должны соответствовать санитарно-гигиеническим правилам и нормативам.
2.7.2. В местах ожидания личного приема должна размещаться следующая информация:
- полное наименование муниципального архива;
- режим работы муниципального архива;
- формы документов для заполнения и образцы их заполнения;
- адреса центральных архивных учреждений Кабардино-Балкарской Республики.
2.7.3. Помещения, предназначенные для исполнения муниципальной услуги, обозначаются табличками с указанием номера кабинета, названия структурного подразделения.
2.7.4. Рабочие места работников, осуществляющих исполнение запросов граждан и организаций, оборудуются телефонами, средствами вычислительной техники и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме обеспечить исполнение муниципальной услуги.
2.7.5. Места ожидания приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями и столами для возможности заполнения анкет-заявлений и иных форм документов.

2.8. Основания для приостановления исполнения или отказа
в исполнении муниципальной услуги

2.8.1. Основанием для приостановления исполнения или отказа в исполнении муниципальной услуги являются:
- волеизъявление пользователя архивными документами, выраженное в письменной форме, об отзыве заявления о предоставлении информации;

- отсутствие письменного запроса заявителя о предоставлении запрашиваемой информации, предусмотренного разделом 2.5. Административного регламента;
- запрос не может быть исполнен без предоставления заявителем дополнительных сведений по теме (существу вопроса), хронологии запрашиваемой информации;
- запрос, не относящийся к составу хранящихся в муниципальном архиве архивных документов;
- отсутствие в запросе или интернет-обращении фамилии, почтового адреса или соответственно электронного адреса заявителя;
- текст письменного запроса не поддается прочтению.
2.8.2. Ответ с указанием причин приостановления исполнения или отказе в исполнении муниципальной услуги вручается:
- при личном обращении по требованию заявителя решение о приостановлении исполнения или об отказе в исполнении муниципальной услуги оформляется и выдается заявителю в письменном виде в день обращения;
- при обращении заявителя по почте или при поступлении интернет-обращения мотивированное решение о приостановлении исполнения или об отказе исполнения муниципальной услуги оформляется в течение 10 дней и направляется по почте заявителю или соответственно на адрес электронной почты заявителя.

2.9. Другие положения, характеризующие требования
к исполнению муниципальной услуги

Запросы граждан и организаций, поступившие в местную администрацию муниципального района, исполняются муниципальным архивом безвозмездно.

3. Режим работы и график приема

3.1. Режим работы муниципального архива регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка местной администрации района.
Понедельник: с 8.00 до 17.00
Вторник: с 8.00 до 17.00
Среда: с 8.00 до 17.00
Четверг: с 8.00 до 17.00
Пятница: с 8.00 до 17.00
Суббота - выходной
Воскресенье - выходной
Перерыв: с 12.00 до 13.00
Приемные дни для пользователей архивными документами:
понедельник - пятница: с 8.00 до 12.00;
с 13.00 до 17.00 - работа с документами.
3.2. Место нахождения муниципального архива и почтовый адрес для направления документов и обращений:
361115, КБР, г. Майский, ул. Энгельса, 72.
Телефоны для справок: (8-86633) 2-64-30.
Адрес электронной почты: adminmaysk@list.ru.
3.3. Место нахождения государственного бюджетного учреждения "Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг":
Кабардино-Балкарская Республика, г. Нальчик, ул. Хуранова, 9;
график работы: понедельник - пятница - с 9 ч. 00 мин. до 20 час. 00 мин.;
суббота - с 9 ч. 00 мин. до 18 ч. 00 мин., без перерыва, выходной - воскресенье.
Телефон для справок в ГБЦ "МФЦ": 42-10-21.
3.4. Адрес официального сайта ГБУ "МФЦ" - мфцкбр.рф, адрес электронной почты - mfc@uslugikr.ru.

4. Административные процедуры

4.1. Последовательность административных действий (процедур)

4.1.1. Исполнение муниципальной услуги включает в себя административные процедуры, выполняемые согласно блок-схеме в следующей последовательности (приложение № 2):
- прием, первичная обработка и регистрация письменных запросов пользователей архивными документами;
- принятие решения о начале административных процедур по исполнению запроса, приостановлении исполнения или об отказе в его исполнении;
- анализ тематики поступивших запросов и подготовка информационного документа, являющегося результатом исполнения муниципальной услуги по рассмотрению запросов пользователей архивными документами;
- предоставление справочной информации о ходе исполнения запроса пользователя архивными документами;
- выдача (при личном обращении пользователя архивными документами в муниципальный архив) или отправка пользователю архивными документами по почте документов, подготовленных муниципальным архивом по результатам исполнения его запроса.

4.2. Прием, первичная обработка и регистрация
письменных запросов пользователей архивными документами

4.2.1. Основанием для начала исполнения муниципальной услуги является личное обращение пользователя архивными документами в местную администрацию муниципального района или непосредственно в муниципальный архив.
4.2.2. Запрос может быть доставлен непосредственно пользователем архивными документами, поступить по почте, по факсу, по электронной почте.
4.2.3. Запросы пользователей архивными документами, адресованные местной администрации муниципального района или руководителям местной администрации муниципального района и присланные по почте, поступившие по факсу, а также документы, связанные с их исполнением, поступают в отдел служебной корреспонденции.
4.2.4. Работник отдела служебной корреспонденции, ответственный за прием документов:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов;
- прикладывает впереди письма поступившие с обращением документы (паспорта, трудовые книжки, доверенности и другие подобные документы), а также прилагает конверт, в котором поступил запрос.
4.2.5. После первичной обработки документов в отделе служебной корреспонденции:
4.2.5.1. Запросы граждан - пользователей архивными документами и все связанные с их исполнением документы передаются под расписку в отдел по работе с обращениями граждан, где они регистрируются, аннотируются и направляются в муниципальный архив на рассмотрение и исполнение.
В муниципальном архиве запросы граждан - пользователей архивными документами, поступившие из отдела по работе с обращениями граждан, учитываются в журнале установленного образца.
4.2.5.2. Запросы организаций - пользователей архивными документами, поступившие на имя руководителей местной администрации муниципального района, и все связанные с их исполнением документы, регистрируются и поступают на рассмотрение и исполнение в муниципальный архив.
В муниципальном архиве запросы организаций - пользователей архивными документами, поступившие согласно резолюции соответствующего руководителя местной администрации муниципального района для рассмотрения и исполнения, учитываются в журнале установленного образца.
4.2.5.3. Запросы организаций - пользователей архивными документами, адресованные непосредственно в муниципальный архив, и все связанные с их исполнением документы, передаются под расписку в муниципальный архив, где они регистрируются в течение 3 дней с момента поступления.
Регистрационный номер является порядковым номером в пределах календарного года.
4.2.6. Запросы пользователей архивными документами, поступившие в виде электронного обращения на официальный сайт местной администрации муниципального района по сети "Интернет", принимаются работниками отдела информационных технологий, распечатываются и передаются под расписку в муниципальный архив.
4.2.7. Прием запросов непосредственно от пользователей архивными документами производится в муниципальном архиве.
Работник, ответственный за прием документов:
- принимает от заявителя письменный запрос, оформленный в произвольной или по установленной форме, указанной в приложении № 1 к Административному регламенту;
- устанавливает личность заявителя, в том числе проверяет документ, удостоверяющий личность заявителя, либо полномочия представителя;
- проводит первичную проверку иных представленных документов, необходимых для исполнения запроса, на предмет соответствия их установленным настоящим Административным регламентом требованиям, удостоверяясь, что: документы в установленных законодательством случаях нотариально заверены; тексты документов написаны разборчиво, наименования юридических лиц - без сокращения, с указанием их местонахождения; фамилии, имена, отчества, адреса их места жительства написаны полностью; документы не исполнены карандашом; документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание; не истек срок действия представленного документа;
- проводит первичную беседу-консультацию с получателем архивных документов;
- инструктирует о порядке заполнения заявления;
- заявление в день поступления регистрируется принявшим его работником. Датой принятия муниципальным архивом запроса к рассмотрению считается дата его регистрации.
4.2.8. При установлении фактов отсутствия необходимых документов, несоответствия представленных документов требованиям настоящего Административного регламента уведомляет заявителя о наличии препятствий для рассмотрения вопроса об исполнении муниципальной услуги объясняет заявителю содержание выявленных недостатков в представленных документах и предлагает принять меры по их устранению.
При отсутствии у заявителя заполненного заявления или неправильном его заполнении помогает заявителю заполнить заявление.

4.3. Принятие решения о начале административных процедур
по исполнению запроса, приостановлении исполнения или
об отказе в его исполнении

4.3.1. После регистрации поступившие запросы пользователей архивными документами и все поступившие с ними документы, принимаются для их исполнения.
4.3.2. Работники муниципального архива осуществляет проверку представленных заявителем документов на предмет:
- полноты и достоверности сведений о заявителе;
- соответствия запрашиваемого документа цели, указанной в заявлении;
- соответствия запроса составу архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве.
По результатам рассмотрения документов и представленных заявителем сведений работники муниципального архива определяют наличие либо отсутствие у заявителя права на получение запрашиваемой информации и принимают решение о начале административных процедур по исполнению поступившего запроса, приостановлении исполнения или об отказе в его исполнении.

4.4. Анализ тематики поступивших запросов и подготовка
информационного документа, являющегося результатом
исполнения муниципальной услуги по рассмотрению
запросов пользователей архивными документами

4.4.1. Работники муниципального архива, на исполнение к которым поступили запросы пользователей архивными документами:
- осуществляют анализ тематики поступивших запросов пользователей архивными документами;
- определяют степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения (наименование темы, хронология событий);
- с использованием существующих справочно-поисковых средств к архивным документам муниципального архива осуществляют адресный поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
- по архивным документам, относящимся к предмету запроса, осуществляют подготовку документов, являющихся результатом исполнения запросов.

4.4.2.1. В случае если запрос не может быть исполнен без предоставления заявителем дополнительных сведений по теме или хронологии запрашиваемой информации, готовится письмо с указанием причин приостановления исполнения запроса и срока, в течение которого необходимые сведения должны быть предоставлены в муниципальный архив, а также указывается справочный телефон муниципального архива.
4.4.2.2. Запрос, не относящийся к составу архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется по принадлежности в другой архив или организацию с уведомлением об этом пользователя или пользователю направляется мотивированный отказ и даются соответствующие рекомендации.
4.4.2.3. При поступлении интернет-обращения пользователя архивными документами, в течение 10 дней со дня регистрации запроса, заявителю на его почтовый адрес или адрес электронной почты направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению с указанием регистрационного номера, присвоенного ему в муниципальном архиве, или мотивированный отказ в исполнении.
4.4.3. Ответ на запрос пользователя архивными документами дается на государственном языке Российской Федерации.
3.4.4 Муниципальный архив изготавливает и выдает (направляет по почте) пользователю архивными документами не более 3 экземпляров каждого вида информационного документа, подготовленных по результатам исполнения его запроса.
4.4.5. При исполнении запросов социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивными документами архивной справки, аналогичной ранее выданной, работник муниципального архива проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в соответствующих архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.
4.4.6. Информационные документы (архивные выписки, архивные копии, архивные справки, копии архивных документов, информационные письма), подготавливаемые муниципальным архивом по результатам исполнения запросов пользователей архивными документами, оформляются согласно порядку, определенному подразделами 5.9. раздела 5 "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской федерации от 18.01.2007 № 19.

4.5. Предоставление информации о ходе исполнения запроса
пользователя архивными документами

4.5.1. Справочную работу по исполнению запросов пользователей архивными документами ведут работники муниципального архива.
4.5.2. Справки по вопросам исполнения муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций предоставляются работником муниципального архива по телефону и при личном обращении.
4.5.3. Справки предоставляются по следующим вопросам:
- о поступлении запроса в муниципальный архив;
- о регистрационном номере, присвоенном запросу;
- перечень документов, необходимых для принятия муниципальным архивом управленческого решения об осуществлении административных процедур по исполнению поступившего запроса;
- о начале административных процедур по исполнению запроса;
- о приостановлении исполнения запроса или об отказе в исполнении и причинах принятых решений;
- о продлении срока рассмотрения запроса и причинах принятого решения;
- о результатах рассмотрения запроса.

4.6. Выдача (при личном обращении пользователя архивными
документами в муниципальный архив) или отправка
пользователю архивными документами по почте документов,
подготовленных по результатам исполнения его запроса

4.6.1. В случае если запросы пользователей поступили непосредственно в муниципальный архив (по почте, на приеме), информационные документы (архивная справка, архивная выписка, архивная копия, копия архивного документа) в случае личного обращения гражданина, представителя организации или их доверенных лиц в муниципальный архив, выдаются им при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке, представителю организации - при предъявлении документов, подтверждающих его полномочия на получение документов.
4.6.2. Информационные документы (архивная справка, архивная копия, архивная выписка, копия архивного документа, информационное письмо) и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.

4.7. Порядок и формы контроля за исполнением
услуги по исполнению запросов граждан и организаций

4.7.1. Контроль за исполнением муниципальной услуги заключается в проведении планового и оперативного контроля за деятельностью работников муниципального архива при осуществлении ими административных процедур, связанных с рассмотрением и исполнением запросов пользователей архивными документами.
Контроль осуществляется путем проведения руководителем, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками муниципального архива положений настоящего Регламента.
4.7.2. Персональная ответственность закрепляется в соответствующих должностных инструкциях в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.7.3. Контроль за исполнением муниципальной услуги осуществляют:
- в соответствии с предоставленными полномочиями Архивная служба Кабардино-Балкарской Республики;
- Управляющий делами местной администрации.
4.8. Порядок обжалования действий (бездействия) и принимаемых решений при исполнении муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций.
4.8.1. По результатам предоставления муниципальной услуги организации и граждане имеют право на обжалование решений и действий (бездействия) органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления в суд или арбитражный суд в установленном законом порядке.
4.8.2. Заявители имеют право подать жалобу на решение или действия (бездействие) в ГБУ "МФЦ" и (или) их должностных лиц, государственных служащих при предоставлении государственных услуг в соответствии с законодательством.
4.8.3. Предметом жалобы является решение или действия (бездействие) ГБУ "МФЦ", предоставляющие государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих.
4.8.4. Срок рассмотрения жалобы не должен превышать 15 дней с момента регистрации такого обращения, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - 5 рабочих дней со дня ее регистрации.
4.8.5 Порядок подачи и рассмотрения жалобы размещен на информационном стенде в ГБУ "МФЦ", официальном сайте.





Приложение № 1
к Административному регламенту

Анкета-заявление № ______
для наведения архивной справки по документам


1. Фамилия, имя, отчество (и все
изменения их), год и месяц рождения лица,
о котором запрашивается архивная справка

2. Фамилия, имя, отчество лица,
запрашивающего архивную справку и
отношение к лицу, о котором запрашивается
справка (для лиц, запрашивающих справку о
других лицах), наличие доверенности.
Адрес и № телефона заявителя

3. Куда и для какой цели запрашивается
архивная справка. Адрес, по которому
выслать справку

4. О чем запрашивается архивная справка
(для лиц, запрашивающих справку о стаже,
заработной плате - точное название места
работы, сведения о приеме, переводе,
увольнении (год, месяц, число, № и дата
приказа, должность, фамилия в период
работы)


Подпись заявителя (с расшифровкой)
Дата





Приложение № 2
к Административному регламенту

Блок-схема
исполнения муниципальным архивом местной администрации
Майского муниципального района муниципальной услуги
по исполнению запросов граждан и организаций


Заявитель

v

Начало исполнения функции:
в муниципальный архив поступило обращение
заявителя (непосредственно при личном
обращении, по почте, факсу, электронной почте)

v

Регистрация обращения

v

Рассмотрение обращения

v

Анализ обращения,
принятие необходимых мер

v v

Подготовка ответа по Отказ в
существу поставленных предоставлении ответа
вопросов

v v

Регистрация ответа и
снятие с контроля

v

Направление ответа заявителю

v

Исполнение функции завершено



------------------------------------------------------------------